Konsernstaben i Forsvarets logistikkorganisasjon er på plass.

Av brigader Arne Dahlberg
 

Innledning

Forsvarets logistikkorganisasjon/Konsernstaben (FLO/KSTAB) er opprettet med virkning fra 1 desember 2002. Det er ikke etablert noen konsernstab tidligere noe sted i Forsvaret etter det jeg kjenner til. Jeg vil kort beskrive hvilke oppgaver den nå etablerte konsernstaben er forutsatt å løse samt hvordan den nå er organisert for å ivareta de beskrevne arbeidsoppgaver.

Administrerende direktør i FLO, Erik Hernes, holdt et foredrag i Oslo Militære Samfund den 15. april 2002[1] over ”Etableringen av Forsvarets Logistikkorganisasjon – FLO”. I sitt foredrag nevnte han:

• I løpet av 2002 skal det etableres en konsernstab til å lede organisasjonen, bestående av maks 30 personer. Konsernstaben skal sees i sammenheng med stabene i eksisterende forvaltninger.
• Konsernstab er under utredning. Mitt mål er å ha den etablert og bemannet innen 1 August i år. Jeg tar sikte på å ha en Controllerenhet, en Strategi- og Utviklingsenhet, en Plan og Økonomienhet og en HMS (jeg antar at han mener Human Resource Management – dvs strategisk personalledelse) enhet på strategisk, overordnet nivå i konsernstaben. Men vi må beholde en god del av den ” gamle” staben under omstillingsfasen, og inntil strategisk samordnet ledelse blir etablert.

Generelt

De første grunnleggende tanker omkring utviklingen og etableringen av en konsernstab ble gjort i FLO/Logistikkstaben (FLO/LOGST) allerede i desember 2001. Det var helt nødvendig å frigjøre seg fra den tradisjonelle tenkningen i forsvaret omkring staber og stabsarbeide - og derfor ble en rekke større sivile bedrifter og personer kontaktet[2]. Det var også nødvendig å kjøpe noe spisskompetanse for å vurdere og bearbeide de informasjoner og råd som ble gitt. Det viste seg ganske umiddelbart at det var ikke mulig å overføre direkte de sivile bedrifters organisasjonsformer og prinsipper; de måtte tilpasses FLOs egen situasjon i tråd med erkjent organisasjonsvitenskap. Det beste fra sivil praksis kan derfor hevdes å være paret med det beste fra militært stabsarbeide med vekt på de 4 hovedprinsipper i styringskonseptet.

KSTAB vil, for å fungere effektivt, være sterkt avhengig av de lavere enheters forståelse og aksept for denne nye måte å arbeide på – kunden i fokus – hvilket også innebærer at divisjonssjefene i FLO vil få et selvstendig resultatansvar innenfor sine respektive ansvarsområder. (Jeg vil her skyte inn at det ennå ikke har etablert divisjoner men virksomhetsområder.) Det er helt fundamentalt at kontakten mellom kunde og leverandør skjer uten forsinkende mellomledd – og en sentral stab kan noen ganger oppleves å være det. Det skal i hovedsak være direkte kontakt mellom leverandør og kunde i tråd med fastsatte etablerte prinsipper for horisontal samhandel.

FLO/Logistikkstaben (FLO/LOGST), som ble etablert høsten 2001, ble organisert omkring de ressursene som var tilstede i den gamle Forsvarets overkommando/Forvaltningsstaben vel vitende om at stabens liv ville kunne bli kortvarig grunnet oppdraget om å etablere en konsernstab innen utgangen av 2002. FLO/LOGST er nå erstattet av en konsernstab som i hovedsak skal bistå AD FLO med styring og oppfølging av underliggende ledd. KSTAB skal arbeide på overordnet, strategisk nivå.

Prinsipper for Konsernstaben

·         Konsernstaben skal være en sentral ressurs for AD FLO og konsernledelsen og skal arbeide på overordnet, strategisk nivå.

·         Det operative ansvaret ligger i divisjonene som er selvstendige resultatenheter. Styring av divisjonene/forretningsområdene skjer via linjen.

·         Divisjonene/forretningsområdene skal som egne resultatenheter ha en stor grad av frihet innenfor etablerte rammebetingelser.

·         Konsernstabens arbeid skal gi merverdi for divisjonene/forretningsområdene, og skal levere etterspurte tjenester av høy kvalitet til både AD FLO og divisjonene/forretningsområdene. Dette innebærer at Konsernstaben så langt mulig ikke skal drive tradisjonell stabsmessig saksbehandling ved at ”alt” skal gjennom staben før det går til underliggende ledd.

·         Samarbeidet med divisjonene skal være preget av toveis kommunikasjon og dialog.

·         Konsernstaben skal bestå av enkeltpersoner med høy kompetanse som inngår i fleksible team. Arbeidet i staben har FLOs verdier og lederkjennetegn som grunnlag.

·         Resultatansvar i divisjonene innebærer også stabsmessig saksbehandlingsansvar innen konsernet.

Konsernstaben har fire avdelinger som er organisert ift funksjon:

1. Styring og logistikk: Hovedoppgavene er å:

·         Utarbeide grunnlaget for strategiske beslutninger og veivalg i konsernledelsen.

·         Implementere konsernstrategien ved bruk av Balansert Målstyring og oppdrag

·         Ivareta logistikkfaglige utfordringer/koordineringsoppgaver. Dette tror jeg vil bli vurdert, på noe lengre sikt, lagt under et operativt logistikksenter utenfor KSTAB. Det er naturlig å vurdere ulike alternativer for dette men det er naturlig primært å vurdere dette lagt til Fellesoperativt hovedkvarter

2       Controlling: Hovedoppgavene er å:

·         Sørge for en helhetlig oppfølgning av resultater i de respektive divisjonene..

·         Bearbeide rapporteringsdata som grunnlag for controllerne. (kan på noe lengre sikt vurderes ivaretatt utenfor KSTAB)

·         Ivareta nødvendige systemer for kvalitet og sikkerhet i FLO.

·         Legge til rette for ytre miljø og Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

3      Personal og organisasjon: Hovedoppgavene er:

·         Strategisk personalledelse

·         Organisasjonsutvikling

4      Informasjon og kommunikasjon:

·         Intern og ekstern informasjon/kommunikasjon med tilhørende planer.

I tillegg vil man ivareta visse oppgaver midlertidig i påvente av at man beslutter fremtidige løsninger. Dette gjelder spesielt innen EBA der AD FLO bl a skal:

·         Ivareta AD FLOs ansvar ovenfor FSJ mht nasjonale og NATO investeringsprosjekter og kontraktsinngåelser med Forsvarsbygg (FB).

·         Inngå og reforhandle rammeavtaler for husleie og drift med FB.

·         Ivareta porteføljestyring for EBA-investeringer

·         Ivareta programstyring av omstillingsvirksomheten – ProFlo

·         Ivareta Forsvarets felles avhendingsvirksomhet – Prosjekt avhending

Organisasjon

Konsernstaben vil ha en utgangsbemanning på 36 personer, hvilket er noe høyere enn det som var opprinnelig planlagt, og noen få midlertidige funksjoner (EBA), Prosjekt FLO (PROFLO) og Forsvarets avhendingsprosjekt). Dette antallet anses nødvendig i en kommende etablerings- og utviklingsperiode da mange av stabens funksjoner ikke tidligere har vært utført i Forsvaret. I tillegg vil de lavere nivåer i FLO være under en nesten kontinuerlig omstilling og endring i de kommende år hvilket krever noe mer ressurser på strategisk nivå. Når prosedyrer og systemer har kommet i faste former og underliggende organisasjon er på plass, er det potensialer for å redusere bemanningen i staben.

FLO/KSTAB er lokalisert til Forsvarets overkommando, Huseby inntil Integrert Strategisk Ledelse (ISL) er etablert på Akershus. Det er meningen at FLO/KSTAB skal samlokaliseres med ISL.

Brigader Arne Dahlberg har en bred og variert tjenestebakgrunn. Han var inntil juni 2002 stabssjef i FLO/LOGST men tjenestegjør nå i Kosovo.